sistem penyimpanan arsip dengan sistem subjek

Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Sistem Subjek – Sistem penyimpanan arsip adalah sebuah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan.

Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti shahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital.

Pada umumnya sistem penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan yang standar adalah sistem Abjad, sistem tanggal, sistem subyek, sistem wilayah dan sistem nomer.

Pengertian sistem penyimpanan arsip sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada isi dari dokumen yang bersangkutan.

Dalam sistem ini semua dokumen atau arsip disusun dan dikelompokkan berdasarkan judul masalah. Satu masalah dapat dipecahkan ke dalam sub masalah, sub-sub masalah, dan seterusnya sampai kepada masalah yang terkecil. Sebagai contoh adalah:

1). Kepegawaian (masalah I)

2). Inventarisasi (masalah II)

3). Jabatan (masalah III)

Dalam menyusun dokumen atau arsip seperti tersebut di atas, selain diperlukan folder, juga diperlukan guide. Guide dan folder diberi tanda atau label untuk menempatkan judul masalahnya.

Dokumen mengenai masalah yang sama ditempatkan dalam satu atau lebih folder yang sudah diberi label. Setiap dokumen yang ada di dalam folder dituliskan judulnya pada pinggir atas sebelah kanan.

Susunan judul masalah yang baik terdapat pada petunjuk (guide), maupun folder hendaklah mengikuti tingkat-tingkat judul masalah yang diatur, mulai dari sebelah kanan untuk masalah I dan diteruskan ke sebelah kiri menurut pecahan-pecahan masalah yaitu : masalah I,II dan seterusnya. Sebagai sarana utama penemuan kembali dipergunakan judul masalah.

Terdapat 5 sistem penyimpanan arsip yang sesuai dengan standar, salah satunya adalah sistem penyimpanan arsip dengan  sistem subjek. Bagaimana sih sistem penyimpanan arsip dengan sistem subjek itu? Yuk simak dibawah ini penjelasannya.

Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Sistem Subjek (Subjectical Filling System)

sistem penyimpanan arsip dengan sistem subjek

Prosedur penyimpanan sistem subyek terdiri atas langkah-langkah :

1). Memeriksa

2). Mengindeks

3). Mengkode

4). Menyortir

Langkah-langkah pembuatan klasifikasi masalah:

1. Pahami tugas pokok dan fungsi utama yang ada dalam organisasi yang bersangkutan.

2. Identifikasilah masalah pokok yang sesuai dengan tugas dan fungsi lembaga

3. Bagilah setiap pokok masalah menjadi sub pokok masalah utama.

4. Berikan kode pada pokok masalah utama, sub dari pokok masalah utama dan sub dari sub pokok masalah utama.

Kelebihan sistem subyek / pokok masalah

1. Mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui.

2. Dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya.

Kekurangan sistem subyek / pokok masalah

1. Sulit mengklasifikasi apabila terdapat aneka ragam perihal yang hampir sama padahal berbeda satu sama lain.

2. Kurang cocok untuk bermacam jenis surat.

Itulah sistem penyimpanan arsip dengan sistem subjek yang bisa Anda coba untuk dokumen penting yang Anda punya.

Agar dokumen penting seperti ijazah, kartu keluarga, surat tanah, selain diberlakukan sistem penyimpanan arsip dengan sistem subjek Anda juga bisa menggunakan brankas sebagai pilihan lain.